Работа с персональными данными в компании: что делать с личной информацией уволенных сотрудников

В прошлой статье, посвящённой теме персональных данных сотрудников, эксперты кадрового агентства ЦИБИТ раскрыли понятие ПДн и рассказали о некоторых аспектах работы с такой информацией. В новом материале продолжим тему и поговорим о том, что делать с личными данными уволенных работников и можно ли публиковать «чёрные списки» недобросовестных специалистов. 

  • Персональные данные уволенных сотрудников 

В процессе работы каждая компания накапливает архив документов, содержащих в том числе данные о сотрудниках, которые больше не трудятся в организации (лицевые счета, свидетельства о браке и рождении детей, приказы и т.п.). При хранении подобной информации важно опираться на нормы законодательства и требования регулирующего органа в сфере защиты ПДн – Роскомнадзора. 

В России хранение документов, содержащих персональные данные, регламентируется различными нормативно-правовыми актами:

  • Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»; 
  • Налоговый кодекс Российской Федерации; 
  • Трудовой кодекс Российской Федерации; 
  • Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 

В соответствии с требованиями закона № 152-ФЗ, компания обязана прекратить хранить и использовать информацию сотрудника после его увольнения – на уничтожение документов отводится один месяц. В Роскомнадзоре отмечают: по истечении этого срока личные дела уволенных работников должны быть перемещены в архив на срок 50 лет (для документов, оформленных до 2003 года, – на 75 лет). При этом на организацию хранения данных в архиве, а также на использование архивных файлов, закон № 152-ФЗ не распространяется. 

Следует учитывать, что в некоторых случаях компания может сохранять и использовать персональную информацию уволенного сотрудника без его согласия. Это касается ситуаций, когда: 

– Информация нужна для ведения бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями Федерального Закона № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», который диктует необходимость сохранения бухгалтерской отчётности в течение не менее 5 лет; 

– Информация нужна для соответствия требованиям Налогового Кодекса РФ, в соответствии с которым организация должна хранить сведения, используемые при перечислении, исчислении и удержании налоговых отчислений, не менее 4 лет. 

– Информация нужна для выполнения норм Трудового Кодекса РФ, в соответствии с которыми уволенные сотрудники могут после прекращения работы в компании обратиться в бухгалтерию за документами, необходимыми для расчёта пенсионного стажа или каких-либо пособий. 

  • Размещение «чёрных списков» уволенных работников на сайте компании 

Иногда компании размещают на своих ресурсах (сайты, странички в социальных сетях) «чёрные списки» бывших сотрудников, которые были уволены за серьёзные проступки, неисполнение обязанностей, утрату доверия и т.п. 

Эксперты ЦИБИТ комментируют: публикация в открытом доступе таких сведений является нарушением требований к работе с персональными данными. В такой ситуации работодатель сообщает личную информацию физического лица третьим лицам, что не соответствует нормам законодательства. 

Рецепт от ЦИБИТ: 

Чтобы избежать претензий от уволенных сотрудников и штрафов от регулирующих органов, обратитесь в ЦИБИТ за услугой аудита и приведения процессов обработки персональных данных в соответствие требованиям законодательства. 

ЦИБИТ: мы помогаем соответствовать требованиям!

Кадровое агентство ЦИБИТ оказывает полный спектр рекрутинговых услуг, помогая компаниям находить талантливых и профессиональных сотрудников, а кандидатам – лучшие предложения о работе. 

Услуги кадрового агентства ЦИБИТ: 

  • Подбор квалифицированных специалистов в области ИТ и информационной безопасности; 
  • Подбор персонала в соответствии с требованиями Указа Президента РФ № 250 и Приказа Минтруда России № 739н; 
  • Подбор персонала в соответствии с требованиями ФСБ России и ФСТЭК России; 
  • Аутсорсинг процесса рекрутмента; 
  • Проведение профессиональных тестирований, опросов среди сотрудников с предоставлением подробной аналитики; 
  • Аудит кадров; 
  • Помощь в сборе рекомендаций по кандидатам; 
  • Трудоустройство кандидатов.
Контакты: 
+7 (495) 792-13-80 • hr@cibit.ru