KPI: для чего нужны ключевые показатели эффективности в работе и как их применять

«Если вы не можете чего-то измерить, то вы не можете и улучшить это»

(с) Питер Друкер, учёный, экономист, основоположник методики управления по целям

В сложные кризисные времена в рабочих процессах каждой компании на первое место выходит именно эффективность работы. Если говорить о взаимоотношениях между сотрудниками и работодателями, то последние становятся более требовательными к квалификации и работоспособности членов команды. Как понять, насколько качественно выполняются задачи? Для этого разработана методика управления по целям, включающая понятие KPI.

• Что такое KPI?

«Ключевые показатели эффективности (англ. key performance indicators, KPI) – это числовые показатели деятельности, которые помогают измерить степень достижения целей или оптимальности процесса, а именно результативность и эффективность.

KPI — инструмент, позволяющий контролировать и оценивать работу людей, групп, подразделений и компаний, а также помогающий в оценке реализации стратегии. Если выбранные KPI не связаны с целью и не образуются, исходя из её содержания, то такие KPI использовать бессмысленно. Технологии постановки, пересмотра и контроля целей и задач легли в основу современной методики «Управление по целям» (из Wikipedia). 

Важно понимать, что KPI – это не факторы и не индикаторы успеха в целом. Эксперты не советуют ориентироваться только на них, но при этом рекомендуют применять KPI при формировании стратегии развития бизнеса и в процессе постановки задач. Ключевые показатели эффективности – это именно числовое выражение – цифры, которые говорят о конкретных результатах, этапах достижения цели и т.п. Однако, как мы знаем, не всё можно оценить в цифрах – так, имидж и репутация нарабатываются годами, они же свидетельствуют о высоких результатах работы, но при этом не измеряются числами.

• Какие могут быть KPI?

Существуют определённые типы ключевых показателей эффективности:

– целевые: цифры, отражающие выполнение поставленных планов (например, продажи товара/услуг компании);

– процессные: характеризуют специфику рабочего и бизнес-процесса, часто используются в производственной сфере (например, количество этапов выполненных работ; количество произведённого товара);

– проектные: касаются конкретного проекта и его индивидуальных характеристик.

Отдельные KPI часто разрабатываются для руководителей направлений: финансовые (доходы, продажи и т.п.), клиентские (например, число новых клиентов за определённый период), внутренние процессные, KPI развития (например, появление определённого количества новых услуг). По каждому из этих пунктов можно определить количественно выраженные значения, которые будут характеризовать уровень эффективности труда и динамику. 

• Как применять KPI в работе?

Специалисты кадрового агентства «ЦИБИТ» отмечают: очень важно правильно использовать в работе ключевые показатели эффективности. Они должны быть чётко ориентированы на общие цели развития организации – в оптимальном варианте KPI как раз и отражают, насколько эффективно эти цели достигаются. 

Совет от кадрового агентства «ЦИБИТ»:

Если Вы планируете ввести те или иные обязательные KPI, то их следует прописывать в трудовом договоре сотрудника.

Ещё один принципиальный момент, который стоит учитывать, работая с KPI, – соответствие маркетинговому плану. Показатели не следует придумывать «из воздуха», их нужно органично вплетать в общий вектор продвижения и роста предприятия. Поэтому для KPI следует выделять отдельную колонку при составлении маркетингового плана.

В заключение добавим: в отношении сотрудников KPI должны служить инструментом мотивации, а не «карательной» мерой. Введение ключевых показателей – всегда лишь часть усилий в направлении роста эффективности труда. Для того, чтобы система KPI давала реальный, а не формальный результат, необходимо работать над общей корпоративной культурой, системой поощрения работников и над формированием сильного коллективного духа. Тогда KPI для каждого члена команды будут важным ориентиром, а не сухим обязательством.