Как уйти в отпуск правильно: чек-лист для тех, кто отдыхает летом

По статистике HeadHunter, больше 70% работников в России планируют отдых на летние месяцы. При этом для каждой компании, как и для каждого ответственного сотрудника, важно, чтобы рабочий процесс не останавливался. Как подготовиться к уходу в отпуск, чтобы не создавать проблем коллегам и партнёрам по работе, рассказывают специалисты кадрового агентства «ЦИБИТ».

Психологи советуют: во время отпуска нужно отдыхать. Полностью отключаться от дел, не читать письма на электронной почте и не беспокоиться о том, как коллеги справляются с работой. Именно правильная подготовка позволит насладиться долгожданным отдыхом и вернуться к работе с новыми силами!

• Спланировать отпуск и соблюсти формальности

В первую очередь, отпуск нужно спланировать. Если предполагаемые даты отдыха по графику уже есть, а чётких планов пока нет, узнайте, действуют ли в Вашей компании программы лояльности или предложения для сотрудников. Многие организации предоставляют своим работникам возможности санаторно-курортного лечения или корпоративные скидки на ж/д и авиабилеты.

О предстоящем отдыхе руководство компании следует оповещать за месяц (минимум – за две недели) до его начала. Обсудите с начальством первостепенные текущие и предстоящие задачи, сроки сдачи проектов или их перенос.

Не менее, чем за две недели до предполагаемого отпуска, напишите заявление по установленной форме, согласуйте его с руководителем и направьте в отдел кадров.

• Распределить дела и задачи

После подготовки и согласования заявления уделите внимание распределению рабочего времени, которое остаётся до ухода в отпуск. Возможно, понадобится поработать в выходные дни, чтобы успеть закрыть самые «горящие» вопросы. Чтобы было легче разобраться в делах, распределите всё на три группы:

• Сделать до отпуска;
• Отложить и сделать после возвращения;
• Делегировать коллегам.

Следующим шагом обсудите с коллегами, кто сможет «подхватить» текущие дела во время Вашего отсутствия. Для того, чтобы другим сотрудникам было легче погрузиться в Ваши задачи, заранее подготовьте для них полную и структурированную информацию, добавьте все необходимые контактные данные, которые им могут понадобиться, укажите важные даты и сроки. Позаботьтесь о том, чтобы предоставить коллегам доступ к нужным файлам и документам.

Если в своей работе вы используете CRM, то следует настроить соответствующий модуль приёма или переадресации задач и клиентов, чтобы система в автоматическом режиме перераспределяла задачи замещающим Вас по тем или иным вопросам коллегам, а в случае прямого обращения – напоминала о датах Вашего отсутствия.

Оповестите сотрудников, по каким вопросам в случае возникновения проблем с Вами стоит связаться (и каким образом), а какие задачи смогут подождать Вашего возвращения из отпуска.

• Предупредить партнёров и клиентов

Если в своей работе Вы взаимодействуете с представителями других компаний, партнёрами или клиентами, проинформируйте их о предстоящем отпуске. Напишите письма людям, с которыми у Вас есть совместные дела или проекты, предупредите их о своём временном отсутствии и пропишите, в какие сроки будут решаться задачи. Настройте автоответчик на рабочей почте, обозначив даты Вашего отпуска.

• Важные детали

Чтобы подготовка к отпуску, а потом и возвращение из него были приятными, наведите порядок на рабочем месте. Не оставляйте неразобранные папки и документы, мусор, посуду и т.п. на своём столе. Так Вы позаботитесь не только о себе, но и о своих коллегах, которые работают в одном пространстве с Вами.

«Прибраться» следует и на рабочем компьютере – приведите в порядок рабочий стол, удалите ненужные файлы, а нужные распределите по папкам. Часто в рабочей суматохе сложно найти время на это, тем не менее, по возвращении это поможет Вам быстрее погрузиться в задачи.

За день до ухода в отпуск ещё раз напомните руководству и коллегам о предстоящем отсутствии. Напишите письмо и повторите самую важную информацию.